Klant: Grootkeuken met levering van maaltijden
Sector: Productie
Groote: 50- 100 medewerkers
Producten en diensten: Microsoft SQL Server, Microsoft Access, Microsoft Outlook

Situatie

Onze klant heeft door zijn unieke manier van werken voor maatwerk gekozen in Microsoft Access, hierbij ondersteund deze applicatie volgende processen: aankoop, verkoop, productie, levering en stock beheer. Doordat ze de maaltijden zelf verdelen naar de klanten, is er ook een klantendienst nodig om de vragen van de klanten op te vangen. Dit beheerden ze in aparte tickettool zoals er verschillende op de markt zijn: Freshdesk, Zendesk, Hubspot.

Maar ze misten de link tussen het ticket en het verkooporder of de levering in hun Access applicatie.

Na een nuchtere analyse waren er twee mogelijkheden:

• Koppeling leggen tussen de Access applicatie en het ticketing systeem
• Een ticketing module toevoegen in de bestaande Access applicatie

Oplossing

Na alle voordelen en nadelen af te wegen is er gekozen om een ticketing module in te bouwen in de huidige Access applicatie. Dit waren de doorslag gevende factoren:

• De gebruiker moet maar een applicatie kennen en gebruiken
• Een ticket kan direct gelinkt worden aan een verkooporder, levering of factuur
• Het heeft een link met Outlook waarbij nieuwe tickets automatisch aangemaakt worden bij het ontvangen van een mail van een klant
• Het overzicht en filtermogelijkheden in het Access overzichtsscherm
• Men kan op een Outlook-achtige manier antwoorden op de vragen van de klant en dit wordt dan ook automatisch gelogd

Overzicht scherm van de openstaande tickets waar er eenvoudig kan gefilterd en gesorteerd worden. Zo kunnen tickets ook ingedeeld worden volgens vooraf gedefinieerde categorieën.

Detail fiche van het ticket waar in het groen een link kan gemaakt worden met de klant en het leveringsadres. In het geel kan er een link gemaakt worden naar het verkooporder, levernota of factuur. Je kan ook steeds op het label klikken om het desbetreffende document te openen. Onderaan zie je het tabblad: Attachements of bijlagen, hier zie je dat de originele mail gekoppeld is zodat deze steeds door iedereen kan geopend worden. Je kan hier manueel ook documenten koppelen.

Via het tabblad: History of historiek, is het mogelijk om de verschillende statussen op te volgen van het ticket, want er kan heel wat over en weer gecommuniceerd worden met de klant voor een ticket opgelost is.

Impact

Door gebruik te maken van een ingebouwde ticket module in jouw Access applicatie verhoog je gebruikersvriendelijkheid voor jouw medewerkers en beheer je alle informatie op een locatie!